À seguir estão listados alguns documentos e dados que serão essenciais para implantação do ByDoor em um condomínio. É desejável ter todos eles em mãos para garantir o melhor funcionamento do sistema e transparência para os integrantes do condomínio.
a) Dados gerais do condomínio (Nome, CNPJ, endereço, CEP)
Serão importantes para identificação do condomínio na plataforma, eles deverão ser informados no momento de criação do condomínio.
b) Planilha de unidades e Planilha de condôminos responsáveis
Esse material é necessário para que os blocos/torres e unidades e condôminos sejam incluídos na plataforma. Serão utilizados na segunda etapa da criação do condomínio.
Ressaltamos que os condôminos devem informar e-mails válidos para que sejam incluídos nessa planilha, este será o login do usuário na plataforma.
Segue em anexo o modelo de planilha eletrônica para importação dos integrantes.
Leia o artigo "Como criar um condomínio?" para entender como será a utilização da planilha de condôminos e dados gerais do condomínio.
c) Documentos gerais do condomínio
É desejável que o Regimento Interno e a Convenção de Condomínio estejam disponíveis no ByDoor para que a consulta desses seja possível sempre que necessário.
Veja o artigo que explica como disponibilizar documentos no ByDoor para entender como funciona essa inclusão.
Caso o condomínio tenha espaços passíveis de reserva é necessário que as regras de reserva estejam determinadas no Regimento Interno ou em outro documento a parte.
Elas serão necessárias no momento de configuração das reservas de espaços. Veja esse artigo que mostra como é feito o processo de criação de áreas comuns.
d) Balancete dos últimos 06 meses
Desejável. Tenha o balancete dos últimos 6 meses em mãos para a alimentação de dados das contas a pagar e a receber do condomínio
Veja esse artigo que explica como registrar contas a receber e esse que mostra como registrar contas a pagar.
e) Dados do síndico e ata de nomeação (nome completo, e-mail, cpf/cnpj e outros)
Os dados do síndico e ata de nomeação são essenciais para o registro da sindicância. Também é através do e-mail que ele receberá todas as notificações referentes ao ByDoor.
Se possível, é interessante também ter em mão as últimas atas anteriores à sindicância atual para que tenha na plataforma um histórico completo.
f) Inadimplentes
A lista de inadimplentes também pode ser importada pelo sistema ByDoor. Segue em anexo o arquivo modelo para importação.
Leia esse artigo para entender "Como cadastrar a sindicância de um condomínio".