A seguir estão listadas as 12 melhores práticas que podem ser bastante úteis para melhoria na gestão de seu condomínio. Otimize a sua gestão. Reduza custos desnecessários e tenha total controle sobre seu condomínio.
1. Gestão do Cadastro
Deve ser feita pelo condômino responsável o que garante uma constante atualização. Moradores, funcionários, pessoas autorizadas, veículos e pets devem ser cadastrados. Deve ser informada a possibilidade de inclusão de permissões de acesso e se o porteiro deve ou não interfonar para a unidade.
2. Agendamento de Mudanças
Novos condôminos devem receber acesso ao sistema para cadastro, acesso ao regimento interno e agendamento das mudanças. Nos agendamentos de saída, o cadastro da unidade deve ser revisto.
3. Avisos e Comunicados
Envie comunicados periódicos aos integrantes cadastrados. Essa prática possibilita uma grande redução de custos. Comunicados não lidos pelos condôminos não são de responsabilidade da administração.
4. Reserva de Espaços
As marcações, conforme as regras do regimento, serão realizadas, de forma rápida e fácil pelos condôminos. Há a possibilidade de envio da listas de convidados e uso de QR Code para facilitar o acesso e identificação na portaria.
5. Controle de Encomendas
Avisos de chegadas de encomendas devem ser enviadas aos condôminos. Ao retirarem, deve ser feito um registro, podendo ainda, ter a assinatura virtual. Substitui com eficácia o livro de protocolo.
6. Controle das ocorrências
Solicitações, reclamações e pedidos de manutenção devem ser comunicados à administração mediante abertura de ocorrências. O condômino receberá “feedbacks” em cada etapa. A administração terá um controle sobre as ocorrências finalizadas, em andamento, pendente e indeferidas.
7. Registros de acesso e avisos à portaria
Todo acesso ao condomínio deve ser registrado para garantia da segurança. Os condôminos poderão enviar avisos diretamente à portaria. Após o registro da chegada, os condôminos recebem um aviso.
8. Documentos e Contratos
Devem ser disponibilizados para acesso dos condôminos, garantindo-se a transparência e governança da administração. A Convenção do condomínio, balancetes mensais, atas de reunião entre outros devem estar sempre à disposição. O envio por e-mails destes documentos devem ser evitados.
9. Manutenções Preventivas
Registro das principais ocorrências, com histórico de revisões e alerta no vencimento do prazo. Deve conter também, fácil identificação do fornecedor contratado e o valor pago. Otimiza o tempo da administração.
10. Plano de Tarefas
As atividades da equipe devem ser registradas e feitos os acompanhamentos frequentes. Ganha-se em produtividade e qualidade nos serviços.
11. Enquetes Periódicas
É de fundamental importância saber como está o clima no condomínio. Entender os anseios e as fragilidades. Os resultados das enquetes permitem identificar e propor soluções. Condôminos insatisfeitos devem ser abordados para garantia do conforto e satisfação de todos.
12. Análise Financeira
Caso o condomínio opte pela gestão própria, é importante ter um rígido controle de contas a pagar, receber e emissão de boletos. Controle de inadimplência e possibilidade de acordos são ferramentas indispensáveis.
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