por Victor Santos,

Enfim, a utopia para muitos se tornou realidade: trabalhar de casa, ou home office como queiram. Infelizmente num momento de crise extrema a nível mundial sendo o catalisador para toda essa modernidade que nos assola.

E quando falo “assolar” me refiro justamente à grande parcela da população que foi lançada como que, de paraquedas, na era moderna das redes sociais, do acesso remoto e no trabalho online. Como fazer isso funcionar? Como adequar e treinar mentes em um intervalo de tempo tão pequeno para aquilo que até então era feito somente de forma física e pessoal.

Para os condomínios, não foi diferente. Mudanças de paradigmas e um novo panorama de gestão foram requeridos. Quem já vinha se preparando com adoções de práticas modernas não sentiu tanto e aprendeu a nadar nessa nova onda sem muito esforço. Quem não, tem enxergado a dureza de remar contra a maré por tanto tempo.

No Residencial Renascença, ambiente de prática de nossa gestão aqui na cidade onde o sol nasce primeiro, em João Pessoa na Paraíba, conseguimos através de um processo de gestão de crise adaptado (não havia no nosso plano de urgências a possibilidade de uma pandemia apocalíptica) criar cenários de trabalho para que a migração ocorresse de forma sustentável e acima de tudo, sem tantos traumas para moradores e colaboradores. 

Citarei algumas das ações tomadas para viabilizar a máxima funcionalidade dos serviços em regime de home office adotadas em nosso condomínio:

• Um dos itens fundamentais e cruciais para o bom trabalho de um síndico ou gestor condominial em período de crise e necessidade de gestão a distância, com certeza, é uma boa rede de dados cabeada em toda a área comum. Aliado a um bom sistema CFTV (com a rede distribuída, por exemplo, passa a ser possível ter um sistema de câmeras IP), se tem controle total de vários aspectos de um condomínio como automação de iluminação coletiva, automação de reservatórios elevados e apoiados, abertura remota de portas e portões entre outras inúmeras funcionalidades, diretamente de um computador ligado a esta rede.

• A necessidade de um sistema de gestão condominial eficiente com uma interface amigável e didática para coletivização perante os moradores também é fundamental. No nosso caso peculiar, adotamos a mais de 03 anos o sistema ByDoor, da empresa Lalubema, criando assim uma “rede social” do residencial, facilitando a comunicação e retirada de dúvidas perante um universo de não proximidade que estamos vivendo. Discussões, Fóruns, Debates, Enquetes e Informes coletivos são facilmente lançados com uma plataforma que ajuda ao gestor a manter a boa comunicação, que é essencial em tempos de crise e de informações duvidosas.

• Um bom sistema de gestão financeira e controle de pagamentos também é importante, pois boa parte das faturas e boletos não deixarão de existir com a crise, pelo contrário, aumentarão ainda mais, como é o caso de despesas de gás e água, além de insumos como álcool em gel para dispenseres coletivos e material de limpeza. Dessa forma, é importante existir uma logística que auxilie no lançamento de faturas, pagamentos e prestação de contas de forma transparente aos moradores e com praticidade de realização online, e que igualmente conseguimos com o Bydoor, utilizado em nosso condomínio.

• Além da Comunicação Oficial, facilitar a vida do morador é fundamental em tempos de crise, sendo um importante aliado, onde decisões devem ser tomadas em velocidade rápida num processamento coletivo ainda mais delicado sem a existência de assembleias. Portanto, criar um Comitê Gestor de Crises e dar a eles ferramentas de reunião online são essenciais na tomada de escolha do Síndico/Gestor; criar meios alternativos de comunicação aliados as redes sociais mais utilizáveis no momento (a exemplo de Instagram, Whatsapp e Facebook) ajuda imensamente a quem não dispõe de verba para investimentos rápidos, pois nestas redes, as pessoas que as usam já sabem como utilizar além de serem gratuitas, portanto, levar a informação condominial para estas pessoas será uma missão mais prática e rápida.

• Listar grupos de risco (idosos, gestantes, recém cirurgiados, doentes cardíacos e pulmonares, diabéticos, hipertensos e pessoas com doenças pré-existentes que sejam afetadas pelo vírus) é uma missão relevante ao gestor, municiado dos dados cadastrais atualizados dos seus moradores, criando assim formulários online para que se crie uma lista emergencial que poderá ser usada por voluntários para ajuda mútua, vacinação e uma atenção diferenciada para aqueles que por N motivos não poderão estar se expondo nessa crise.

• União é fundamental para que as ações em tempos de crise ocorram com êxito, pois nem sempre, suas ações serão de visão pública positiva. Fechar áreas comuns por exemplo, é algo orientado, mas que boa parte dos síndicos tem problemas, dependendo da realidade do seu condomínio e da natureza dos seus moradores.  Achamos um meio termo na elaboração de atividades coletivas a distância para amenizar arestas e promover união entre os moradores, que naturalmente estão no seu limite devido ao confinamento social promovido. Se você possui sistema de som em seu condomínio, promova músicas em horários alternativos, promova encontros ecumênicos visando a união da sua comunidade. Não há frutos físicos disso, porém tenha certeza que promover esperança em corações aflitos gera toda a união que uma administração precisa em momentos como estes.

• Não distante do ponto anterior, a possibilidade de compras coletivas de insumos necessários nesse momento (mascaras, luvas, álcool em gel, etc.) são sempre bem-vindos. Inclua seus moradores nessa compra pois a sua barganha aumenta e a compra torna-se viável para todo mundo. Crie seu formulário online e divulgue nos meios de comunicação para quantificar seu pedido. Lance a cobrança de forma posterior e ajude a sua comunidade a vencer unida essa crise.

• Empresa particulares estão realizando tratamento químico em boa parte dos condomínios com serviços de desinfecção e limpeza de ambientes em prol de reduzir a contaminação e disseminação do vírus. É uma boa iniciativa aliada à sua realidade financeira. Estimule o bom pagador, crie pacotes de incentivo aos moradores. É necessário manter aquela reforma coletiva ou aquele fundo de reserva em tempos de crise? Analise com seu coletivo e busque uma forma de ajudar a quem faz sua gestão caminhar: os seus moradores.

• O alicerce de toda sua estrutura não pode ser esquecido: o que você tem feito para os seus colaboradores em tempo de crise? Importante lembrar que eles também têm famílias, que também tem dependentes, que também podem se expor e criar vulnerabilidades em seu condomínio, seja na segurança, na saúde ou na zeladoria. Portanto, criar barreiras de contenção entre moradores e porteiros é fundamental nesse momento, pois ambos são agentes de propagação. Agendamento de entregas; atendimento virtual com sua administração; mesas para entregadores deixarem as mercadorias e entregas delivery que tanto aumentaram nesse período; rodízio de equipes visando a não disseminação em 100% de sua equipe; aumentar o zelo e limpeza de áreas de passeio, principalmente elevadores; e com certeza, muito, mas muito diálogo, pois eles são e serão o elo entre uma diferença em tudo aquilo que você planeja e tudo aquilo que é realizado de sucesso na sua gestão de crise.

• E por último e não menos importante: vale a pena criar mecanismos de comunicação direta entre o seu canal oficial de comunicação e toda a rede empreendedora de pequenos negócios e empreendedores moradores do seu condomínio, pequenos negócios próximos e todo ciclo empresarial que soma e agrega valor mensalmente ao seu condomínio, tendo em vista que todos podem se ajudar de forma significativa nesse momento de dificuldade.

Que essa crise possa ser de fato um marco, para que consigamos entender que evoluir é necessário, em todos os ambientes inerentes a gestões condominiais, pessoais, de recursos e principalmente, na gestão de crise.

Nunca antes as teorias inerentes a esses tópicos foram tão incisivas a uma prática imediata por parte de todos nós. Sejam positivos, sejam coletivos, sejam conectados, pois a crise vai passar, e com elas novos ensinamentos que o home office há de nos prover em tempos tão adversos para quem faz uma gestão condominial.

Um condomínio unido faz toda a diferença no enfrentamento de qualquer crise. Sabedoria e foco para unirem-se sempre mais.

Victor Santos é síndico e morador no Residencial Renascença, condomínio vertical com 325 unidades e mais de 2 mil pessoas residentes, em João Pessoa na Paraíba.  Casado e pai de dois filhos, administra o tempo existente entre as obrigações com o condomínio e como engenheiro na Companhia de Água e Esgotos da Paraíba.

As ações preventivas do Residencial Renascença, foram destaque em reportagem da Rede Globo. Clique aqui para ver. 

Imagem aérea do Residencial Renascença