Vivemos uma overdose digital. Para administrar um condomínio, uma boa prática é separar cada vez mais os e-mails de acordo com os papeis desempenhados. Morador é morador. Síndico é síndico.
Em toda nova implantação, temos recomendado que os síndicos e conselheiros não usem seus e-mails pessoais e adotem um perfil corporativo em suas gestões. Esta decisão pode trazer uma melhor organização e transparência.
Não distinguir o e-mail pessoal do corporativo pode gerar desperdício de tempo. Quando o gestor for tratar dos assuntos do condomínio, que o faça de uma única vez, liberando e despachando os assuntos.
Assim não corre o risco de uma dispersão caso entre na “caixa” um email que exige resposta imediata. Se cada macaco em seu galho aqui é cada e-mail em sua devida caixa.
Outro ponto forte é a governança. Recomendamos que ao fazer a transição para outros gestores sucede-se também a caixa de e-mails.
Ali estarão todos os assuntos tratados o que servirá de histórico para o próximo.
Recomendamos que os conselheiros adotem a mesma prática.
Seguem aí alguns exemplos que podem ser adotados:
Sindicancia.nomedocondominio@
Conselheirofiscal01.
Conselhoconsultivo.
Lembramos que as grandes empresas como Google (@gmail) e Microsoft (@hotmail) oferecem o serviços gratuitos de e-mails.